Wahre Exzellenz endet nicht beim Check-out.
Automatisiert versendete, individuell gestaltete physische Briefe schaffen echte Wertschätzung und bleiben Ihren Gästen im Gedächtnis.
Warum Premium Hotels ihren Gästen Briefe mit vici‒post schicken.
Ob in Vorfreude auf den anstehenden Besuch oder im Nachklang der Abreise. Mit vici-post schicken Premium Hotels weltweit ihren Gästen komplett personalisierte physische Briefe.
Vor der Ankunft
Um einen Rahmen für einen einzigartigen Aufenthalt zu schaffen, überraschen einige besonders exklusive Hotels ihre Gäste gern mit einem persönlichen Brief.
Nach der Abreise
Bedanken Sie sich bei Ihren Gästen nach der Abreise mit wertschätzenden Worten oder, um mögliche Unannehmlichkeiten professionell zu entschuldigen.
Als Inspiration für neue Reiseziele
Einer Ihrer Gäste war seit längerer Zeit nicht mehr bei Ihnen? Mit einem hochwertigen und auf ihn zugeschnittenen, persönlichen Brief können Sie Inspirationen für den nächsten Aufenthalt teilen.
So funktioniert es:
Vor der Anreise
Mit unserer Kampagne für die Pre-Arrival-Kommunikation bereiten Sie Ihren Gästen schon vor der Ankunft einen besonderen Moment, im echten Briefkasten. Statt einer automatisierten E-Mail erhalten Ihre Gäste einen individuell gestalteten Brief, der Vorfreude weckt und ihnen zeigt, wie sehr Sie sich auf ihren Besuch freuen.
Was steht in solchen Briefen?
Ein gelungener Einstieg beginnt persönlich, z. B. so:
„Liebe Frau Müller,
in zwei Wochen dürfen wir Sie bei uns begrüßen – und freuen uns schon sehr. Ihr Zimmer mit Blick auf den See ist bereits vorbereitet.“
Darauf folgen oft ein paar Informationen zum Aufenthalt, charmante Tipps für den Besuch, ein kurzer Gruß vom Team oder die Einladung, besondere Wünsche noch vorab mitzuteilen. Alles in einem freundlichen Ton, der Verbundenheit schafft.
Welche Daten benötigen wir?
・Name und Adresse der Gäste
・Anreisedatum
・Buchungsdetails (Zimmerkategorie, evtl. Zusatzleistungen)
Optional: frühere Aufenthalte, persönliche Vorlieben oder Anlass der Reise (z. B. Geburtstag)
So läuft die Kampagne ab:
Wir erstellen jeden Brief individuell und können die Kampagne direkt an Ihr PMS oder CRM anbinden. Ihre Gäste erhalten den Brief passend zur Vorfreude – etwa 10–14 Tage vor Anreise. Das sorgt für ein herzliches Willkommen, bevor die Reise überhaupt begonnen hat.
Geburtstagswünsche
Mit unserer Geburtstagskampagne überraschen Sie Ihre Gäste genau dort, wo heute kaum noch jemand gratuliert: im Briefkasten. Statt der üblichen digitalen Glückwünsche erhalten Ihre Kund:innen eine handfeste, persönliche Botschaft, die Wertschätzung zeigt und eine echte Verbindung schafft.
Was steht in solchen Briefen?
Ein persönlicher Einstieg macht den Unterschied, z. B.:
„Lieber Herr Wagner,
heute ist Ihr Tag – wir gratulieren herzlich zum Geburtstag und hoffen, dass Sie ihn mit Ihren Liebsten genießen.“
Dazu vielleicht ein kleiner Rückblick auf den letzten Aufenthalt, ein individueller Gruß vom Team oder sogar eine Einladung, den nächsten besonderen Anlass wieder bei Ihnen zu verbringen.
Welche Daten benötigen wir?
・Name und Adresse des Gastes
・Geburtsdatum
Optional: letzter Aufenthalt, besondere Interessen oder bevorzugte Zimmerkategorie
So läuft die Kampagne ab:
Wir gestalten jeden Geburtstagsbrief individuell und versenden ihn pünktlich zum Ehrentag. Die Anbindung an Ihr CRM ermöglicht einen reibungslosen Ablauf – automatisiert, aber mit echter persönlicher Note.
Zur Vorstellung neuer Services
Mit unserer Kampagne für Hotel-Updates informieren Sie Ihre Gäste auf besonders wertschätzende Weise über neue Services, Erweiterungen oder besondere Highlights in Ihrem Haus – nicht per Newsletter, sondern per persönlichem Brief.
Was kommt in solche Briefe?
Ein wirkungsvoller Einstieg könnte z. B. so aussehen:
„Liebe Frau Berger,
wir erinnern uns gern an Ihren Aufenthalt in unserer Suite mit Seeblick – und freuen uns, Ihnen heute eine kleine Neuigkeit mitzuteilen.“
Anschließend stellen Sie kurz Ihre neuen Angebote vor: ein erweiterter Spa-Bereich, ein neues Restaurantkonzept, besondere Veranstaltungen oder exklusive Vorteile für Stammgäste. Authentisch, informativ und persönlich.
Welche Daten brauchen wir?
・Name und Adresse des Gasts
・Letzter Aufenthalt (optional)
・Individuelle Interessen (z. B. Spa, Kulinarik, Sport)
Optional: bevorzugte Zimmerkategorie, Anlässe des letzten Besuchs
So läuft die Kampagne ab:
Wir formulieren Ihre Briefe individuell, abgestimmt auf Ihre Marke und Ihre Gäste. Der Versand erfolgt automatisiert und direkt aus Ihrem CRM – zuverlässig, effizient und mit maximaler persönlicher Wirkung.
Nach der Abreise
Mit unserer Kampagne für persönliche Dankschreiben nach dem Aufenthalt zeigen Sie Ihren Gästen echte Wertschätzung – nicht per automatisierter E-Mail, sondern mit einem individuell formulierten Brief, der im Gedächtnis bleibt.
Was kommt in solche Briefe?
Ein gelungener Einstieg könnte z. B. so lauten:
„Lieber Herr Wagner,
wir hoffen, Sie sind gut nach Hause zurückgekehrt – und dass noch ein bisschen der Ruhe aus Ihrem Wochenende bei uns mitgereist ist.“
Es folgen ein aufrichtiger Dank für den Besuch, ein persönlicher Rückblick auf besondere Momente oder genutzte Services, vielleicht ein kleiner Ausblick auf zukünftige Aufenthalte oder Neuigkeiten im Hotel.
Welche Daten brauchen wir?
・Name und Adresse des Gasts
・Aufenthaltszeitraum
・Genutzte Leistungen (z. B. Zimmerkategorie, Spa, Restaurantbesuch)
Optional: besondere Anlässe oder Wünsche während des Aufenthalts
So läuft die Kampagne ab:
Wir formulieren Ihre Dankschreiben passgenau für Ihre Gäste und binden die Briefe direkt an Ihr CRM an. Der Versand erfolgt regelmäßig und automatisch – für eine persönliche Ansprache, die Ihr Haus unverwechselbar macht.
Mit Vici-Post zeigen Sie, dass Gastfreundschaft nicht an der Rezeption endet – sondern im Briefkasten fortgeführt wird.
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